Prüf- und Messmittelverwaltung – Fristen und Nachweise im Blick

Prüf- und Messmittel zentral verwalten, Kalibrierfristen überwachen und Nachweise jederzeit verfügbar haben

Messschieber, Messuhren, Drehmomentschlüssel, Waagen oder andere Prüf- und Messmittel müssen zuverlässig funktionieren und regelmäßig überprüft beziehungsweise kalibriert werden. Gleichzeitig müssen Unternehmen nachweisen können, welches Prüfmittel wann geprüft oder kalibriert wurde.

Mit Wartungsplaner.cc organisieren Sie Ihre Prüf- und Messmittelverwaltung digital und zentral. Erfassen Sie Ihre Prüfmittel übersichtlich, planen Sie wiederkehrende Prüfungen und Kalibrierungen und dokumentieren Sie durchgeführte Maßnahmen direkt beim jeweiligen Prüfmittel.

So behalten Sie Kalibrierfristen im Blick und schaffen eine nachvollziehbare Dokumentation für Qualitätsmanagement, interne Kontrollen und Audits.

Fachartikel: Prüfmittelverwaltung nach ISO 9001

Prüf- und Messmittelverwaltung – Fristen und Nachweise im Blick

Prüf- und Messmittel digital verwalten – ohne unübersichtliche Excel-Listen.

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Prüfmittelverwaltung: Warum Excel schnell an Grenzen stößt

Je größer der Bestand an Prüf- und Messmitteln wird, desto schwieriger wird die Verwaltung mit Tabellen, Kalendern und einzelnen Dokumenten.

  • Wann muss der Messschieber erneut kalibriert werden?
  • Wo befindet sich das Prüfmittel?
  • Wer ist verantwortlich?
  • Wo liegt der letzte Kalibriernachweis?
  • Welche Prüfmittel sind demnächst fällig?

Besonders vor einem Audit kann die Suche nach diesen Informationen unnötig Zeit kosten.

Eine zentrale Prüf- und Messmittelverwaltung schafft Übersicht.
Wartungsplaner.cc verbindet Prüfmittel, Termine, Aufgaben und Dokumente in einem System.

Damit erhalten Sie eine zentrale Informationsbasis für Ihre Prüfmittelüberwachung.

Typische Herausforderungen in der Prüfmittelverwaltung

  • Prüf- und Messmittel werden in unterschiedlichen Excel-Listen geführt.
  • Kalibrierfristen müssen manuell überwacht werden.
  • Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig ersichtlich.
  • Kalibrierscheine und Prüfnachweise liegen in verschiedenen Ordnern.
  • Die Historie eines Prüfmittels lässt sich nur mit Aufwand nachvollziehen.
  • Vor Audits müssen Informationen aus mehreren Quellen zusammengesucht werden.
  • Überfällige Prüfungen oder Kalibrierungen werden zu spät erkannt.

Wartungsplaner.cc unterstützt Sie dabei, diese Informationen strukturiert zusammenzuführen.

Prüf- und Messmittel zentral verwalten

Legen Sie Ihre Prüfmittel und Messmittel als Objekte in Wartungsplaner.cc an und strukturieren Sie Ihren Bestand entsprechend Ihrer betrieblichen Organisation.

Maschinen, Anlagen und Prüfmittel können in einer übersichtlichen Baumstruktur abgebildet werden. Zu jedem Objekt lassen sich relevante Informationen, Dokumente, Fotos sowie die zugehörigen Aufträge und Mängel hinterlegen.

Damit entsteht eine zentrale digitale Dokumentation Ihrer Prüf- und Messmittel.

Alle wichtigen Informationen an einem Ort

Je nach betrieblichem Prozess können Sie beispielsweise folgende Informationen strukturiert abbilden:

  • Prüfmittelbezeichnung
  • interne Prüfmittel- oder Inventarnummer
  • Standort oder Bereich
  • verantwortliche Person
  • Prüf- und Kalibrierintervalle
  • letzte Prüfung oder Kalibrierung
  • nächste Fälligkeit
  • Prüfanweisungen und Checklisten
  • Kalibrierscheine und weitere Nachweisdokumente
  • Fotos und technische Unterlagen

Das reduziert die Abhängigkeit von separaten Tabellen, Papierunterlagen und individuellen Ablagesystemen.

Alle wichtigen Informationen an einem Ort - Wartungsplaner cc

Kalibrierung planen und Fristen automatisch überwachen

Keine Kalibrierfrist mehr aus dem Blick verlieren

Regelmäßige Kalibrierungen von Prüf- und Messmitteln sind ein wesentlicher Bestandteil eines funktionierenden Prüfmittelmanagements.

In Wartungsplaner.cc legen Sie wiederkehrende Aufgaben und Intervalle für Ihre Prüfmittel fest. Daraus werden die entsprechenden Aufträge automatisch erzeugt.

Ein Ampelsystem unterstützt Sie dabei, dringende und überfällige Aufgaben schnell zu erkennen. Zusätzlich können Verantwortliche per E-Mail an anstehende Termine erinnert werden.

Damit wird aus der manuellen Terminüberwachung ein strukturierter digitaler Prozess:

Prüfmittel erfassen → Kalibrierintervall festlegen → Termin überwachen → Kalibrierung durchführen → Nachweis dokumentieren → nächsten Termin überwachen

Kalibrierungen nachvollziehbar dokumentieren

Eine Kalibrierung ist organisatorisch erst dann vollständig, wenn auch das Ergebnis beziehungsweise der entsprechende Nachweis eindeutig dem Prüfmittel zugeordnet werden kann.

Wartungsplaner.cc ermöglicht es, Dokumente und Dateien direkt bei den jeweiligen Objekten und Aufträgen zu hinterlegen.

So können beispielsweise Kalibrierscheine, Prüfberichte, Fotos und weitere Nachweise zentral gespeichert und dem betreffenden Prüf- oder Messmittel zugeordnet werden.

Die Historie eines Objekts zeigt die zugehörigen Vorgänge und unterstützt damit die langfristige Nachvollziehbarkeit.

Rückverfolgbarkeit durch eine zentrale Prüfmittelhistorie

Bei Prüf- und Messmitteln reicht es nicht aus, ausschließlich den nächsten Kalibriertermin zu kennen. Für eine nachvollziehbare Dokumentation ist auch die Historie relevant.

Wartungsplaner.cc stellt zu Objekten einen Lebenslauf mit den zugehörigen Aufträgen und Mängeln bereit. Dokumente und weitere Dateien können direkt hinterlegt werden.

Damit lässt sich nachvollziehen, welche Vorgänge zu einem Prüfmittel dokumentiert wurden.

Eine strukturierte Historie erleichtert die Beantwortung wichtiger Fragen:

Wann wurde das Prüfmittel zuletzt geprüft oder kalibriert?
Welche Maßnahmen wurden durchgeführt?
Welche Dokumente liegen dazu vor?
Wann ist die nächste Prüfung oder Kalibrierung vorgesehen?

Diese Transparenz unterstützt Qualitätsmanagement, Prüfmittelverantwortliche und Auditoren gleichermaßen.

Rückverfolgbarkeit durch eine zentrale Prüfmittelhistorie

Ihre Vorteile mit der digitalen Prüf- und Messmittelverwaltung

Weniger Verwaltungsaufwand

Prüfmittel, Termine und Nachweise werden zentral verwaltet. Separate Excel-Listen und manuelle Terminüberwachung können reduziert werden.

Kalibriertermine im Blick

Wiederkehrende Termine werden geplant und automatisch überwacht. Fälligkeiten und überfällige Aufgaben sind schnell erkennbar.

Zentrale Dokumentation

Kalibrierscheine, Prüfberichte, Fotos und weitere Dokumente können direkt bei den jeweiligen Objekten oder Vorgängen hinterlegt werden.

Nachvollziehbare Historie

Der Lebenslauf eines Objekts ermöglicht einen Überblick über dokumentierte Aufträge und Mängel.

Unterstützung bei Audits

Zentral gespeicherte Informationen erleichtern die Bereitstellung von Prüf- und Kalibriernachweisen.

Mobiles Arbeiten

Mit Wartungsplaner Touch können Informationen auch über Smartphone oder Tablet genutzt und Fotos direkt vor Ort aufgenommen und hochgeladen werden.

Datenexport

Die im System gespeicherten Daten können exportiert werden. Dabei können auch hinterlegte Fotos und Dokumente berücksichtigt werden.

So funktioniert die Prüfmittelverwaltung mit Wartungsplaner.cc

Prüf- und Messmittel erfassen
Legen Sie Ihre Prüfmittel zentral an und bilden Sie die gewünschte Objektstruktur ab.

Prüf- und Kalibrierintervalle definieren

Erstellen Sie wiederkehrende Pläne und legen Sie fest, wann Prüfungen oder Kalibrierungen durchgeführt werden müssen.

Verantwortlichkeiten festlegen

Ordnen Sie die entsprechenden Aufgaben den zuständigen Personen beziehungsweise betrieblichen Prozessen zu.

Fälligkeiten überwachen

Wartungsplaner.cc erzeugt wiederkehrende Aufträge und unterstützt Sie mit Terminübersicht, Ampelsystem und Benachrichtigungen.

Kalibrierung dokumentieren

Dokumentieren Sie die Durchführung und hinterlegen Sie Kalibrierscheine, Prüfberichte oder andere relevante Dateien.

Historie nachvollziehen

Greifen Sie bei internen Kontrollen oder Audits auf die zentral dokumentierten Informationen zurück.

Von Excel zur digitalen Prüfmittelverwaltung

Excel ist für den Einstieg schnell eingerichtet. Mit zunehmender Zahl an Prüfmitteln, Standorten, Verantwortlichen und Kalibrierintervallen steigt jedoch der manuelle Verwaltungsaufwand.

Eine spezialisierte Software für Prüf- und Messmittelverwaltung bietet einen entscheidenden Vorteil: Terminplanung, Prüfmittelinformationen und Dokumentation befinden sich in einem gemeinsamen System.

Wartungsplaner.cc ist webbasiert, sofort einsatzbereit und lässt sich ohne umfangreiches IT-Projekt einführen. Bestehende Daten können per Excel-Import übernommen werden.

So können Sie schrittweise von der Prüfmittelliste zur digitalen Prüfmittelverwaltung wechseln.

Häufige Fragen zur Prüf- und Messmittelverwaltung

Unter Prüfmittelverwaltung versteht man die strukturierte Erfassung, Überwachung und Dokumentation der im Unternehmen eingesetzten Prüf- und Messmittel. Dazu gehören insbesondere Identifikation, Zuständigkeiten, Prüf- und Kalibrierintervalle, Termine sowie die zugehörigen Nachweise.

Messmittel dienen der Ermittlung konkreter Messwerte. Der Begriff Prüfmittel wird häufig weiter gefasst und umfasst Betriebsmittel, die zur Prüfung beziehungsweise Beurteilung definierter Merkmale eingesetzt werden. In der betrieblichen Praxis werden beide Kategorien häufig gemeinsam im Prüfmittelmanagement verwaltet.

Durch eine Kalibrierung wird die Abweichung eines Messmittels gegenüber einer Referenz bestimmt. Regelmäßige Kalibrierungen helfen Unternehmen dabei, die Zuverlässigkeit ihrer Messergebnisse zu beurteilen und die Qualität ihrer Prüf- und Messprozesse sicherzustellen.

ISO 9001 behandelt Überwachungs- und Messressourcen im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems. Unternehmen müssen geeignete Prozesse und dokumentierte Informationen vorsehen, wenn Messungen für die Verifizierung der Konformität von Produkten oder Dienstleistungen erforderlich sind. Eine digitale Prüfmittelverwaltung unterstützt die strukturierte Organisation und Dokumentation dieser Prozesse.

Prüfmittel, Termine, Aufträge und zugehörige Dokumente können zentral verwaltet werden. Dadurch lassen sich benötigte Informationen und Nachweise bei internen oder externen Audits schneller auffinden.

Wartungsplaner.cc ermöglicht die Ablage von Dateien bei Objekten und Aufträgen. Dadurch können beispielsweise Kalibrierscheine und Prüfberichte dem jeweiligen Prüfmittel beziehungsweise Vorgang zugeordnet werden.

Bestehende Daten können per Excel-Import in Wartungsplaner.cc übernommen werden. Dadurch lässt sich der Einstieg in die digitale Prüfmittelverwaltung vereinfachen.

Prüf- und Messmittelverwaltung jetzt digitalisieren

Verwalten Sie Ihre Prüf- und Messmittel, überwachen Sie Kalibrierungen und Prüffristen und dokumentieren Sie die zugehörigen Nachweise zentral.

Mit Wartungsplaner.cc schaffen Sie eine übersichtliche Grundlage für Prüfmittelmanagement, Qualitätsmanagement und Auditvorbereitung – ohne zusätzliche Excel-Listen und manuelle Terminkontrolle.

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